تجهيز ملف Excel وCSV للمنتجات قبل الاستيراد

لا يوجد ملف CSV واحد يصلح لكل نظام مخزون. اطلب القالب الحالي من النظام الذي ستستورد إليه، وحدد هل العملية تنشئ أصنافًا أم تحدث أصنافًا موجودة أم تضيف رصيدًا افتتاحيًا. تجهيز الملف لا يعني أن الاستيراد الجماعي مفعّل في حساب CloudMarkit؛ تحقق من الفريق قبل رفع البيانات.

• احفظ نسخة أصلية قبل أي تعديل وسجّل تاريخ مصدر البيانات.
• حدد متجرًا أو مخزنًا مستهدفًا ووحدة بيع واحدة لكل صف.
• لا تضف أسماء عملاء أو أرقام هواتف إلى ملف المنتجات.

خصص معرفًا ثابتًا لكل صنف أو متغير. راجع المسافات الزائدة والتكرارات والأسماء المختلفة للصنف نفسه. خزّن الباركود كبيانات نصية إذا احتوى على أصفار في البداية؛ توضح Microsoft أن تفسير CSV في Excel قد يغير تنسيق الأعمدة، ولذلك راجع نوع العمود أثناء الاستيراد.

• افصل لونًا أو مقاسًا له رصيد مستقل عن المنتج الأب.
• اكتب هل السعر للقطعة أم العبوة، ولا تخلط سعر الشراء بسعر البيع.
• حدد معنى الخانة الفارغة: قيمة غير معروفة أم صفر؟ لا تستبدلهما آليًا ببعضهما.

في Excel استخدم الحفظ بنوع الملف الذي يقبله النظام المستقبِل. عند حفظ CSV تُحفظ ورقة العمل الحالية، وبعض خصائص المصنف لا تنتقل إلى الملف النصي. افتح نسخة الملف من خلال استيراد النص أو CSV وراجع الفاصل وترميز العربية وأنواع الأعمدة قبل رفعها.

• افحص اسمًا عربيًا وباركود يبدأ بصفر وسعرًا به كسور.
• احذف الصفوف الفارغة والعناوين المكررة فقط بعد مراجعة نسخة احتياطية.
• لا تعتمد على لون الخلية أو معادلة لم تنتقل قيمتها إلى ملف CSV.

إذا أتاح النظام الاستيراد، ابدأ بعينة صغيرة في البيئة المناسبة وبعد تأكيد معنى التحديث. قارن نتائج العينة صفًا بصف، ثم راجع العدد والقيم والرصيد بعد الاستيراد الكامل. لا تكرر رفع الملف لمعالجة خطأ قبل معرفة ما إذا كانت العملية الأولى أضافت أصنافًا أو حركات مخزون.

• دوّن الصفوف المرفوضة وأصلح سبب الرفض بدل تجاهلها.
• طابق إجمالي الكميات حسب وحدة القياس والمخزن.
• هل أرفع مخزوني كله مرة واحدة؟ الأفضل التحقق من القالب ومن سلوك الإضافة والتحديث ثم اعتماد عينة؛ هذا الدليل لا يعد بسعة أو مدة استيراد محددة.